Kursbuchungen
Filtere nach Kurs und Status. Prüfe Teilnehmer, Hund, Termine, Zahlungsstatus und hinterlegte Abos.
Anmelden und die richtige Ansicht wählen
Verwaltungsfunktionen erscheinen nur nach der Anmeldung mit einem berechtigten Verwaltungskonto.
- Am Portal anmelden
Verwende deine persönliche Verwaltungs-E-Mail-Adresse und dein eigenes Passwort. Zugangsdaten dürfen nicht geteilt werden.
- Verwaltung auswählen
Über den Ansichtswechsel im Kopfbereich gelangst du aus der Kundenansicht zurück in die Verwaltung.
- Navigation verwenden
Auf dem Computer liegt die Navigation links. Auf kleineren Bildschirmen öffnest du sie über das Menü.
- Sitzung beenden
Wähle nach der Arbeit Abmelden, besonders auf gemeinsam genutzten Geräten.
Persönlicher Zugang
Jede Änderung soll einer verantwortlichen Person zugeordnet werden können. Verwende deshalb niemals ein gemeinsam geteiltes Passwort.
Belegung und Termine planen
Unter Planung siehst du Auslastung, Tageskapazität, aktive Buchungen, Warteliste und Tauschbörse in einem Arbeitsbereich.
| Kalender | Wechsle zwischen Monat, Woche und Tag. Öffne einen Betreuungstag, um die Belegung und verfügbare Kapazität zu prüfen. |
|---|---|
| Aktive Buchungen | Suche bestehende Termine, öffne Details und nutze nur die zum jeweiligen Status angebotenen Aktionen. |
| Manuelle Buchung | Wähle Buchung anlegen, ordne Kunde und Hund eindeutig zu und kontrolliere Leistung, Datum, Zeit sowie Zahlungsart. |
| Warteliste | Prüfe Position, Zeitraum, Benachrichtigung und Status, bevor du einen Platz anbietest oder verbindlich nachrückst. |
| Tauschbörse | Kontrolliere Anbieter, Hund, Betreuungstag, Frist, Vermittlung und Servicegebühr. |
Kapazität zuerst
Vor einer manuellen Buchung oder einem Nachrücken immer die tatsächliche Tagesbelegung und den betroffenen Zeitraum kontrollieren.
Kunden und Hunde verwalten
Der Bereich Kunden & Hunde bündelt Kontaktdaten, Hundeprofile, Freigaben, Buchungsaktivität und individuelle Regeln.
- Kundenkonto finden
Nutze Suche und Buchungsart-Filter. Kontrolliere E-Mail-Adresse und Hund, bevor du eine Kartei öffnest.
- Kartei bearbeiten
Unter Kartei kannst du Kontaktangaben, Hundefoto, Hundename, Geburtsdatum, Geschlecht und Kastrationsstatus korrigieren.
- Freigaben prüfen
Kontrolliere die Vollständigkeit der Angaben und entscheide bewusst über Kunden- und Hundefreigaben.
- Individuelle Regeln
Unter Regeln werden kundenspezifische Sperren, Hinweise, Preise oder zugelassene Zahlungsarten gepflegt.
- Neue Datensätze
Nutze Probetag erfassen oder Kunden anlegen nur nach eindeutiger Prüfung, damit keine Doppelkonten entstehen.
Löschen und Sperren
Vor einer Kontosperre oder Löschung immer offene Buchungen, Rechnungen, Aufbewahrungspflichten und die eindeutige Identität des Kunden prüfen.
Buchungen und Kursteilnahmen bearbeiten
Verschieben
Öffne die Buchungsdetails, wähle einen zulässigen neuen Zeitraum und kontrolliere anschliessend Kalender und Preis.
Stornieren
Beachte die angezeigte Stornierungsregel und die daraus entstehende Gebühr, bevor du bestätigst.
Teilnahme
Erfasse bei Kursen Teilnahme oder Nichterscheinen nur anhand der tatsächlichen Anwesenheit.
Nach der Änderung
Kontrolliere Buchungsstatus, Kalenderbelegung, Preis und gegebenenfalls Abo-Eintritt erneut.
Betreuungszeiten und Sichtbarkeit steuern
Unter Betreuungszeiten legst du fest, welche Tages- und Ferienzeiträume Kunden buchen können und welche Kapazitätsangaben sichtbar sind.
- Sichtbarkeit prüfen
Lege fest, ob Kunden freie Tagesplätze und die Anzahl verfügbarer Ferienplätze sehen dürfen.
- Zusatzfunktionen
Aktiviere Warteliste, Tauschbörse, Stammplätze oder Sofortplatz nur entsprechend dem aktuellen Betriebsablauf.
- Tageszeiträume freischalten
Erfasse Datum oder Zeitraum und die vorgesehene Kapazität. Vermeide überschneidende oder widersprüchliche Freigaben.
- Ferienzeiträume freischalten
Prüfe Anfang, Ende und verfügbare Plätze für den gesamten Zeitraum.
Angebote, Preise und Kurstermine pflegen
Der Bereich Angebote & Preise steuert Betreuungstarife, Feiertage, Zahlungsarten, zentrale Portaleinstellungen und alle Trainingsangebote.
| Betreuungstarife | Prüfe Tages- und Ferienpreise sowie Zuschläge. Preisänderungen können zukünftige offene Buchungen beeinflussen. |
|---|---|
| Feiertage | Pflege Sondertage und kontrolliere die angezeigte Preispriorität. |
| Zahlungsarten | Aktiviere nur tatsächlich verfügbare und geprüfte Zahlungswege. |
| Zentrale Einstellungen | Steuere Homepage-Link, Sofortkauf-Zeitraum und die Sichtbarkeit von Indoor- und Outdoor-Angeboten. |
| Angebote | Erstelle oder bearbeite Indoor-, Outdoor- und Einzelangebote mit Bezeichnung, Preis, Kapazität und Buchungsregeln. |
| Kurstermine | Erzeuge fortlaufende Termine, verwalte einzelne Termine und prüfe Kurs-Wartelisten sowie 10er-Abos. |
Preisänderungen
Vor dem Speichern Auswirkung, Gültigkeitszeitpunkt und betroffene zukünftige Buchungen prüfen. Keine Preisänderung nur zu Testzwecken in der Produktion speichern.
Stammplätze nachvollziehbar verwalten
- Anfragen prüfen
Kontrolliere Kunde, Hund, Modell, feste Wochentage und gewünschten Start.
- Freigeben oder ablehnen
Entscheide anhand der verfügbaren Kapazität und dokumentiere fachlich relevante Hinweise.
- Abwesenheiten bearbeiten
Prüfe Zeitraum, Meldefrist und die Auswirkung auf Abrechnung oder Tauschbörse.
- Angebot steuern
Pflege Modelle, Preise, Kündigungsregeln, automatische Verlängerung und Erzeugungshorizont mit besonderer Sorgfalt.
Wartelisten- und Tauschbörsenmeldungen steuern
Unter Benachrichtigungen steuerst du automatische Nachrichten, Versandstufen, Ausschlüsse, geplante Sendungen und das Versandprotokoll.
Aktivierung
Automatische Nachrichten erst aktivieren, wenn Text, Empfängerlogik, Zeitstufen und Absender geprüft sind.
Versandstufen
Lege Reihenfolge und Zeitabstände so fest, dass Kunden fair und nachvollziehbar kontaktiert werden.
Ausschlüsse
Prüfe kundenspezifische Ausschlüsse regelmässig und dokumentiere den fachlichen Grund.
Protokoll
Nutze das Versand- und Vermittlungsprotokoll zur Kontrolle, bevor eine Nachricht erneut ausgelöst wird.
Praktikum und Bewerbungen bearbeiten
Im Bereich Bewerbungen pflegst du die öffentliche Ausschreibung und bearbeitest eingegangene Bewerbungen mit ihren Dokumenten.
- Ausschreibung prüfen
Kontrolliere Sichtbarkeit, Inhalt, Anforderungen, Zeitraum und Kontaktmöglichkeit.
- Bewerbung öffnen
Prüfe Kontaktdaten, gewünschten Start und eingereichte Dokumente nur im geschützten Verwaltungsbereich.
- Status pflegen
Setze den Bearbeitungsstatus passend zum tatsächlichen Stand und ergänze nur notwendige interne Notizen.
- Datenschutz beachten
Bewerbungsunterlagen nicht unkontrolliert herunterladen, weitergeben oder ausserhalb des vorgesehenen Prozesses speichern.
Berichte, Abrechnung und Protokolle nutzen
| Betreuungstage | Prüfe tatsächlich angefallene Stammplatz-Tage und den gewählten Abrechnungszeitraum. |
|---|---|
| Monats-Sammelabrechnung | Bündelt offene Tages- und Ferienbetreuungen eines abgeschlossenen Monats zu genau einer Monatsrechnung je Kunde. |
| Bexio-Entwürfe | Erzeuge und kontrolliere Abrechnungsentwürfe, bevor eine weitere Verarbeitung erfolgt. |
| Buchungsverteilung | Vergleiche Leistungen, Status und Zeiträume für die betriebliche Übersicht. |
| E-Mail-Protokoll | Kontrolliere Versandstatus und Fehlermeldungen, bevor Nachrichten erneut versendet werden. |
| Datenschutzanfragen | Prüfe laufende Buchungen und gesetzliche Aufbewahrungspflichten vor Abschluss einer Anfrage. |
| Änderungsprotokoll | Nutze den Audit-Verlauf, um administrative Änderungen zeitlich und fachlich nachzuvollziehen. |
Eine Monatsabrechnung erstellen
- Berichte öffnen
Öffne in der linken Navigation Berichte und gehe zum Bereich Monats-Sammelabrechnung.
- Abgeschlossenen Monat wählen
Wähle den vollständig abgeschlossenen Abrechnungsmonat. Der laufende Monat kann noch nicht verarbeitet werden.
- Monatsrechnungen vorbereiten
Wähle Monatsrechnungen erstellen und bestätige die Sicherheitsabfrage. Das Portal berücksichtigt nur bestätigte Tages- und Ferienbetreuungen mit Zahlungsart Rechnung, die noch offen, ungebündelt und nicht an Bexio übertragen sind.
- Entwurfsbündel prüfen
Öffne die erstellte Monatsrechnung bei den Entwurfsbündeln über das Download-Symbol. Kontrolliere Kunde, Abrechnungsmonat, einzelne Betreuungstage, Hunde, Beträge und Gesamtsumme.
- An Bexio übertragen
Ordne zuerst einen eindeutigen, aktiven Bexio-Kontakt zu. Übertrage die geprüfte Monatsrechnung danach mit dem Wolken-Symbol als Bexio-Entwurf.
- Bewusst versenden
Kontrolliere den Bexio-Entwurf erneut und verwende erst danach das Senden-Symbol. Die Erstellung des Monatsentwurfs allein verschickt noch keine Rechnung.
Automatische Ausschlüsse
Kartenzahlungen, Kurse und Trainings, stornierte oder bereits bezahlte Buchungen sowie schon gebündelte oder an Bexio übertragene Entwürfe werden nicht in die Monatsrechnung aufgenommen. Für denselben Kunden und Monat wird kein zweites aktives Monatsbündel erzeugt.
Entwurf ist keine Freigabe
Abrechnungs- und Rechnungsentwürfe immer inhaltlich prüfen. Eine technische Erstellung ersetzt keine fachliche Kontrolle.
Stripe und Bexio sicher vorbereiten
Die API Settings sind ausschliesslich für berechtigte Personen vorgesehen. Zugangsdaten und Tokens dürfen nicht in Notizen, Nachrichten oder Screenshots erscheinen.
- Aktuellen Modus prüfen
Kontrolliere zuerst, ob eine Integration deaktiviert, im Testbetrieb oder für den Livebetrieb vorgesehen ist.
- Werte getrennt hinterlegen
Test- und Live-Zugangsdaten strikt trennen. Neue Einstellungen zunächst deaktiviert speichern.
- Verbindung prüfen
Nutze die vorgesehene Verbindungs- oder Prüfaktion und kontrolliere Statusmeldungen, ohne geheime Werte offenzulegen.
- Bewusst aktivieren
Erst nach erfolgreicher Prüfung und fachlicher Freigabe aktivieren.
- Bexio-Kontakte zuordnen
Automatische Zuordnungen nur bei eindeutiger E-Mail-Übereinstimmung übernehmen. Mehrdeutigkeiten manuell klären.
Sicher arbeiten und Fehler melden
Vor dem Speichern
Identität, Hund, Zeitraum, Betrag und Status kontrollieren. Bei Unsicherheit abbrechen und den Sachverhalt klären.
Nach dem Speichern
Bestätigung, Tabelle, Kalender und gegebenenfalls Änderungsprotokoll kontrollieren.
Bei Fehlern
Keine Aktion mehrfach ausführen. Uhrzeit, betroffenen Bereich und Fehlermeldung notieren, ohne Kundendaten unnötig zu kopieren.
Bei Zahlungsfragen
Zahlungsstatus und Protokoll prüfen. Keine Zahlung oder Rechnung ohne eindeutigen Auftrag erneut auslösen.
Unterstützung
Du kommst nicht weiter?
Notiere den betroffenen Menüpunkt, die Uhrzeit und die sichtbare Fehlermeldung. Sende keine Passwörter, Tokens oder vollständigen Zahlungsdaten.